Tipps: Eine korrekte Rechnung ausstellen - so geht's!

Korrekte Rechnung ausstellen – so geht’s!

Auf eine korrekte und vollständige Rechnung gehören einige Pflichtangaben, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Schon seit einigen Jahren ist das Finanzamt diesbezüglich deutlich strenger geworden: Bei nicht korrekten Rechnungen wird oft sogar der Vorsteuerabzug verweigert, was bedeutet, dass der Rechnungsempfänger die enthaltene Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückbekommt. Ein Kunde, dem Sie eine nicht korrekte Rechnung schicken, wird daher in der Regel auch nicht zahlen, bis Sie die Korrektur durchgeführt haben. Oft führt dies zu erheblichen Zahlungsverzögerungen.

Aber welche Anforderungen muss eine korrekte Rechnung erfüllen?

Ganz wichtig ist der vollständige Name mit der Adresse des eigenen Unternehmens. Auch der Kunde, der die Rechnung erhalten soll, muss vollständig mit Namen und Adresse genannt werden. Gleich danach folgt das Rechnungsdatum. Es darf genauso wenig fehlen wie die eigene Steuernummer beziehungsweise eine eventuell vorhandene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Außerdem muss jede Rechnung mit einer individuellen fortlaufenden Nummer versehen werden. Sie kann wahlweise aus Zahlen und/oder Buchstaben bestehen.

Um Missverständnisse zu verhindern, sollte das Schreiben den Begriff „Rechnung“ enthalten. Je nach Formulierung wäre ansonsten unter Umständen eine Verwechslung mit einem Angebot oder einem Kostenvoranschlag möglich.

Anschließend folgt die korrekte Auflistung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen, wobei auch die genaue Anzahl oder der Umfang anzugeben ist. Was den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung betrifft: Grundsätzlich ist die Angabe des Monats ausreichend, es empfiehlt sich aber die genaue Datumsangabe.

Hinter dem Nettopreis in Euro hat der Umsatzsteuersatz zu stehen. Es muss deutlich werden, ob es sich um 7,00 Prozent oder um 19,00 Prozent handelt. Vorher vereinbarte Rabatte, Skonti oder Boni müssen hier ebenfalls aufgeführt werden, sofern sie nicht schon in den Einzelpreisen oder im Gesamtpreis enthalten sind. Nun folgt die exakte Angabe des Umsatzsteuerbetrages. Falls eine Steuerbefreiung gilt, muss darauf explizit hingewiesen werden. Dies ist dann der Fall, wenn die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes greift. Alle anderen Pflichtangaben hat der Kleinunternehmer aber dennoch zu erfüllen. Werden eventuelle Anzahlungen abgerechnet, muss dies auf der Rechnung übrigens gesondert vermerkt werden.

Sonderfall Kleinbetragrechnung

Eine Sonderstellung nehmen sogenannte Kleinbetragsrechnungen von derzeit bis zu 150 Euro dar. In einem solchen Fall reichen folgende Pflichtangaben aus:

Der komplette Name und die Adresse des eigenen Unternehmens, das exakte Rechnungsdatum, eine Auflistung aller gelieferten Produkte beziehungsweise aller erbrachten Leistungen, der genaue Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer sowie die Angabe des Umsatzsteuersatzes. Die meisten Selbstständigen nutzen aber auch für Kleinbetragsrechnungen die kompletten Pflichtangaben, da die Rechnungen in der Regel von Programmen automatisch ausgefüllt werden.

Elektronische Rechnungsstellung

Seit der Einführung des Steuervereinfachungsgesetzes im Jahre 2011 ist es übrigens auch möglich, elektronische Rechnungen, die vorwiegend als PDF-Datei und per E-Mail an Kunden versandt werden, auch ohne eine elektronische Signatur zu erstellen. Diese wird zwar immer noch sehr häufig verwendet, zwingend erforderlich ist sie aber nicht mehr. Wichtig ist jedoch, dass der Kunde mit dem Erhalt einer elektronischen Rechnung einverstanden ist. Besteht er auf eine Rechnung in Papierform, müssen Sie ihm diese auch zur Verfügung stellen.

Fazit

Trotz dieser Vorgaben kommt es immer wieder zu verschiedenen Fragen oder auch Unklarheiten bei der Rechnungserstellung. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn Rechnungen ins Ausland versandt werden oder es um Sonderfälle wie Reiseleistungen oder Differenzbesteuerungen geht. Welche Fragen in diesem Bereich auch immer offen sind: Die Steuerberatungsgesellschaft von Basum mbH in Meppen bietet eine qualifizierte und kompetente Beratung. Sprechen Sie uns an, denn eine nicht korrekt erstellte Rechnung kann unangenehme Folgen haben.