Geschäftsreisen absetzen: Reisekosten geltend machen für Firmen.

Reisen auf Firmenkosten: Geschäftsreisen bei der Steuer geltend machen

Bei Dienstreisen entstehen Aufwendungen – für die Fahrt, Verpflegung oder Übernachtung. Optimal wäre es, wenn Sie die entstandenen Reisekosten in voller Höhe als Betriebsausgaben bei Ihrem Finanzamt angeben dürften. Leider ist dem nicht so, denn der Gesetzgeber hat hierbei bestimmte Beträge festgesetzt. Ebenso spielt der Anlass der Reise eine wichtige Rolle. Wer in diesem Zusammenhang die wichtigsten Details kennt oder sich professionell von einem Steuerberater beraten lässt, kann das Bestmögliche für sich herausholen.

Der Fiskus redet mit

Die Ausgaben für betrieblich oder beruflich veranlasste Dienstreisen können Sie als Betriebsausgaben oder Werbungskosten bei Ihrem Finanzamt geltend machen. Hierzu zählen insbesondere die Übernachtungskosten, die Reisenebenkosten, die Fahrtkosten sowie die Verpflegungsmehraufwendungen. Die steuerliche Vergünstigung besteht für sämtliche Reisekosten, die im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit auswärts anfallen. Als Arbeiter oder Angestellter können Sie die Ausgaben, welche bei einer dienstlich veranlassten Auswärtstätigkeit entstanden, mit entsprechenden Einzelnachweisen als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen. Jedoch nur, wenn diese nicht von Ihrem Arbeitgeber steuerfrei erstattet wurden. Unternehmer und Selbstständige können ihren Kostenaufwand für dienstliche Reisen als Betriebskosten bei ihrem Finanzamt einreichen. Die Differenzierung zwischen Einsatzwechseltätigkeit, Dienstreise sowie Fahrtätigkeit wurde mit Wirkung zum 1. Januar 2008 abgeschafft, sodass nun einzig das Kriterium „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ vorliegen muss. Dies ist der Fall, wenn Arbeitnehmer temporär an keinem ihrer regelmäßigen Arbeitsorte sowie außerhalb ihrer Wohnung beruflich tätig sind.

Fahrtkosten

Diese Aufwendungen werden in ihrer tatsächlichen Höhe berücksichtigt, wenn sie per Beleg nachgewiesen werden. Darüber hinaus ist der Vorsteuerabzug möglich. Sollten Sie die Strecke mit Ihrem privaten Pkw zurücklegen, können Sie pro gefahrenen Kilometer eine Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro ansetzen.

Reisekosten bei Inlandsreisen

Im Allgemeinen müssen Sie die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten durch Einzelnachweise bei Ihrem Finanzamt geltend machen. Wichtig ist, dass der Beleg folgende Angaben enthält:

  • Name des Übernachtenden
  • Anschrift und Name des Hotels
  • Anzahl der Übernachtungen

Arbeitgeber können die Übernachtungskosten auch ausnahmsweise über einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei erstatten. Arbeitnehmer und Unternehmer hingegen können bei Inlandsreisen den Pauschalbetrag für die Übernachtung nicht ansetzen. Seit dem 1. Januar 2008 gelten beim Betriebskostenabzug für Selbstständige sowie für den Werbungskostenabzug bei Geschäftsreisen diese Pauschalen nicht mehr. In diesem Zusammenhang müssen immer die wirklichen Übernachtungskosten mittels Einzelnachweis bei der Finanzbehörde eingereicht werden.

Weiterhin können Sie als Selbstständiger oder Arbeitnehmer, wenn Sie keine Kostenerstattung durch Ihren Arbeitgeber erhalten, bei Ihrem Fiskus die Verpflegungspauschalen steuerlich geltend machen. Allerdings dürfen Sie nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten angeben, sondern nur vom Gesetzgeber festgelegte Summen. Der Pauschalbetrag hängt hierbei von der Abwesenheitsdauer von der ersten Tätigkeitsstätte und eigenen Wohnung ab. Bei mehrtägigen Geschäftsreisen mit Übernachtung können Sie für den An- sowie Abreisetag jeweils eine Pauschale in Höhe von 12 Euro veranschlagen, unabhängig von den tatsächlichen Reisezeiten. Die dazwischenliegenden Kalendertage sind einzeln abzurechnen. Sollten Sie mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Arbeitstag wahrnehmen, müssen Sie die Abwesenheitszeiten zusammenrechnen. Im Einzelnen ergibt sich folgende Übersicht.

  • pauschal am An- und Abreisetag: 12 Euro
  • von 8 bis 24 Stunden: 12 Euro
  • 24 Stunden: 24 Euro

Achtung: Steuerrechtlich müssen Sie die Verpflegungsmehraufwendungen strikt von den Bewirtungskosten sowie Arbeitsessen trennen!

Übernachtungen

Die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten können Sie vollständig als Betriebsausgabe absetzen, wenn Sie hierfür die entsprechenden Belege haben. Für diese Aufwendungen gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz in Höhe von 7 Prozent. Weiterhin dürfen Sie die hieraus entstandene Vorsteuer bei Ihrem Finanzamt geltend machen.

Fazit

Ersparen Sie sich das Hin-und-her mit dem Finanzamt und legen Sie Ihre dienstlichen Reiseangelegenheiten in die Hände unserer erfahrenen Berater. Als Mandant steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner bei der von Basum Steuerberatungsgesellschaft in Meppen stets zur Verfügung – falls nicht zur Hand, finden Sie hier unsere Kontaktdaten.